يتكون
وفد كل دولة عربية من أربعة أطفال ( طفلين
وطفلتين ) ويتكون الوفد الأردني إلى المؤتمر
عادة من حوالي 10 أطفال.
يرافق كل وفد من وفود الأطفال العرب مشرف أو مشرفة
من العاملين في مجال الطفولة.
يحدد للمؤتمر كل عام شعار خاص بالإضافة إلى الشعار
العام ويكون الشعار هو موضوع الندوة الرئيسية
في المؤتمر.
يساعد
المؤسسة في الإشراف على اللقاء وتنفيذه لجنة
دائمة تضم ممثلين عن 12 مؤسسة من الهيئات
الرسمية والأهلية في الأردن.